Wat is belangrijk aan algemene voorwaarden opstellen?

Ondernemers zonder goede algemene voorwaarden lopen veel risico. In algemene voorwaarden maak je belangrijke afspraken met je klanten en/of je leveranciers. Belangrijke zaken als aansprakelijkheid en schade, oplevering van je werk, geldigheid van je contract en klachten en eigendom van je intellectuele eigendom worden daarin bijvoorbeeld geregeld. Je algemene voorwaarden opstellen op de verkeerde manier kan leiden tot grote verliezen, gedoe met klanten/leveranciers of tot het mislopen van veel omzet.

Waarom algemene voorwaarden?

In algemene voorwaarden staan de belangrijke dingen die je steeds opnieuw wil afspreken. Met deze afspraken geef je je onderneming zekerheid. Met sterke algemene voorwaarden kun je succesvollerondernemen. Wat er precies in staat verschilt per branche en hangt ook af van wat je eigen activiteiten zijn, maar er zijn een aantal punten die je altijd zeker terug wil zien.

Ondernemers gaan snel naar betrouwbare en grote organisaties als KVK om te lezen over algemene voorwaarden. Er zijn bijvoorbeeld gidsen over algemene voorwaarden en hoe je deze moet opstellen.

 

Wat er vaak niet of niet duidelijk genoeg bij vermeld wordt is wat je als ondernemer eraan hebt of waarom je hier heel voorzichtig mee moet omgaan.

Zo verloor een ondernemer door Algemene Voorwaarden een half miljoen euro

Een aantal jaren geleden geleden kwam een klant naar mij toe. Een serieuze ondernemer die al behoorlijk succesvol was geweest. Hij importeerde luxe auto’s vanuit het buitenland en liet dit vanuit de haven van Rotterdam naar zijn showroom transporteren. Zijn zaak ging goed en er was sprake van forse groei.

Hij maakte gebruik van een transportbedrijf waar hij al een tijd zaken mee deed. Op een dag gebeurde er iets heel vervelends: de auto’s waren in de sloot beland vanwege een ongeluk. Zes luxe auto’s van gezamenlijk meer dan een half miljoen waard waren flink beschadigd. De ondernemer belde mij boos op. Hij wilde natuurlijk zijn schade vergoed krijgen.

Een belletje met het transportbedrijf maakte dat hij in een klap een half miljoen euro kwijt was. In de algemene voorwaarden van het transportbedrijf stond vrij duidelijk opgenomen dat er alleen schade tot aan €30.000 vergoed wordt in geval van ongelukken. Na een juridisch proces, dat ook veel geld en gedoe kostte, was het duidelijk dat de algemene voorwaarden netjes elke keer genoemd en meegestuurd werden.

De ondernemer was dus in één klap meer dan € 500.000 kwijt. En daar kon hij niks aan doen. Zijn leverancier had sterke algemene voorwaarden laten opstellen en hij was, zonder dat hij het doorhad,  ermee akkoord gegaan. Nooit bij stil gestaan hoe dit hem zou kunnen schaden.

In dit geval was het een grote winst voor het transportbedrijf. Je zou kunnen zeggen dat ze zich dus goed beschermd hebben door juiste en doordachte algemene voorwaarden te laten opstellen door een professional.

Een besparing van een half miljoen voor de ene partij en een verlies van een half miljoen voor de andere partij.

Wat goede algemene voorwaarden kunnen uitmaken.

auto ongeluk leidt tot schadeclaim

Wat moet er in ieder geval in de algemene voorwaarden staan?

Levering en betaling

In de algemene voorwaarden vertel je de klant of leverancier hoe jij diensten of producten gaat leveren aan de tegenpartij. Je bespreekt hoe jij de dienst levert, binnen welke termijn en je maakt ook afspraken over betalingen en de kosten van bijvoorbeeld transport. Serieuze ondernemers laten dit altijd controleren, omdat onduidelijkheden vaak in hun nadeel werken. Consumenten worden wettelijk beschermd en kun je als klant niet hetzelfde behandelen als andere ondernemers.

Aansprakelijkheid beperken

Misschien wel het belangrijkste onderdeel van je algemene voorwaarden is de beperking van je aansprakelijkheid. Als je dit niet goed regelt, kun je hiermee veel geld verliezen (zoals blijkt uit het voorbeeld hierboven). Ben je aansprakelijk voor directe schade, of ook indirecte schade? Wat als je verzekering niet betaalt? Moet je dan alles vergoeden? Of als je iemand hebt ingehuurd, als onderaannemer en die maakt een fout. Ben je dan ook aansprakelijk? Valt dit onder je verzekering?

Wat mag wel en wat mag niet?

 Hoe los je dit allemaal op? Je mag wettelijk niet 100% van de aansprakelijkheid uitsluiten en alle schade bij je klant leggen. Maar wat mag dan wel? Je hebt daarin veel grijze gebieden. Daar heb je dus de hulp van een professional bij nodig. Je kunt je algemene voorwaarden door hem laten opstellen zodat je zeker weet dat het ook werkt als het nodig is.

Garantie

Een Garantie is eigenlijk een beperking van je aansprakelijkheid. Ja echt! Ga maar na: het is de maximum tijd waarbinnen jouw klant mag klagen over een gebrek in jouw levering. De wet geeft je klant een veel uitgebreider klachtrecht. Op grond van de wet mag je klagen nadat je het gebrek hebt ontdekt, dat kan nog jaren later zijn. Maar met een garantie beperk je dat. Handig om goed e regelen dus, in je algemene voorwaarden.

Eigendomsvoorbehoud

Wat gebeurt er als jij producten levert en je klant vervolgens niet betaalt, en/of failliet gaat? Dan kun je de door jou geleverde producten niet meer terughalen. Tenzij je hierover iets afspreekt in de algemene voorwaarden. Dat heet een eigendomsvoorbehoud. Dan kun je zelfs producten terughalen, die al wel betaald zijn, om te gebruiken als vergoeding voor andere onbetaalde rekeningen bij je failliete klant.

Dit zijn maar een paar voorbeelden. Afhankelijk van je bedrijf zijn er meer zaken belangrijk.

Algemene voorwaarden zijn vaak niet geldig!

In meer dan 50% van de gevallen gelden algemene voorwaarden niet

Misschien schrik je ervan, maar in onze ervaring gebruikt meer dan  50% van de hun voorwaarden op zo’n manier, dat ze niet gelden. Dit komt bijvoorbeeld omdat er clausules worden opgenomen die op de zwarte of grijze lijst staan of formuleringen die niet kloppen. Maar het vaakst zien we dat ondernemers niet weten wat ze moeten doen om hun voorwaarden ook echt van toepassing te verklaren. Algemene voorwaarden hebben is niet voldoende. Je moet ook echt een handeling verrichten om ze van toepassing te verklaren. En dat luistert nauwer dan je zou denken.

Knippen en plakken is spelen met vuur

Het is daarom niet een oplossing om een modelovereenkomst zomaar te downloaden van het internet of ze zelf van de “concollega” bij elkaar te knippen en plakken. Zijn de voorwaarden wel afgestemd op jouw product, dienst of branch? Of passen ze wel bij de manier waarop jij zaken doet? Daarom is het toch handig om een echte professional te laten kijken naar je algemene voorwaarden. Vooral als je weet dat als je verkeerd knipt en plakt het je duizenden euro’s kan kosten.

Dat wil je voorkomen. Je kunt algemene voorwaarden laten opstellen door een van onze specialisten.

Weet jij zeker dat je eigen algemene voorwaarden gelden?

Niemand wil een calamiteit. Wij hebben helaas wel eens meegemaakt dat ondernemers hebben moeten sluiten vanwege een schadeclaim. Jarenlang hard werken aan een bedrijf opgegaan in rook. Omdat ze de aansprakelijkheid in hun algemene voorwaarden niet goed hadden geregeld.

Het is eén ding om sterke algemene voorwaarden te hebben. Iets heel anders is dat je ook nog moet zorgen dat je voorwaarden gelden.

Algemene voorwaarden gelden niet zomaar

Je kunt wel voorwaarden hebben, maar dat betekent niet dat ze ook meteen gelden. De wet zegt dat je ze “ter hand moet stellen” “voor of bij het aangaan van de overeenkomst”. Wat staat daar nu eigenlijk? Wanneer voldoe je hieraan? Hoe zorg je ervoor dat je dit altijd goed doet? Is publiceren op je website voldoende (antwoord: nee). Kun je de voorwaarden op je factuur afdrukken (antwoord: dan gelden ze ook niet, maar soms wel).  Dus hoe doe je dat nu eigenlijk? 

Bijkomend probleem is: het is een fout die  je niet kan herstellen. Te laat is echt te laat. Dan heb je wel voorwaarden, maar je mag ze niet gebruiken.

In het eerdergenoemde voorbeeld van het transportbedrijf zou de besparing van een half miljoen euro niet hebben plaatsgevonden als de ondernemer niet keer op keer een aantal stappen had genomen.

Wil je liever op tijd dan te laat te vroeg dan te laat zijn? Dan kun je hier bekijken hoe je juist verwijst naar de algemene voorwaarden met de Geheime Formule.

Ondernemer: Zelf algemene voorwaarden opstellen kan voelen alsof je dyslectisch bent

Feit: ik ben dyslectisch en dit was de eerste keer ooit dat ik hardop heb voorgelezen zonder te aarzelen”, zegt de bekende Jessica Simpson over het inspreken van een audioboek. „Ik deed het voor de luisteraar. Ik deed het voor mijn familie. Ik deed het voor mezelf.”

Jessica Simpson is erg succesvol, maar dit was dus toch een dingetje waar ze mee zat. Dyslexie betekent letterlijk niet kunnen lezen. Je begrijpt de woorden wel, maar je ziet de woorden eigenlijk niet, of niet zo snel.

Vorige week hoorde ik het weer van een klant. Hij had een contract toegestuurd gekregen, maar halverwege pagina 1 haakte hij al af. Hij verdwaalde in de woordenbrij die de juristen ervan gemaakt hadden.

Hij voelde zich dyslectisch en schaamde zich bijna dat hij het contract niet snapte. Sterker nog, hij slaagde er niet in om het helemaal te lezen. De woorden gingen dansen voor zijn ogen.

En toch zetten veel ondernemers door waardoor er fouten in dit belangrijke document ontstaan.

Mijn klant was opgelucht toen ik hem vertelde dat eigenlijk bijna al onze klanten dat gevoel hebben.  Je ziet de woorden wel, je kan ze lezen, maar wat staat er eigenlijk? Alsof je hersenen halverwege de zin vastlopen. Een grote mist trekt je brein binnen. Door de mist zie je de uitgang van de zin niet meer. Het kost je dan waanzinnig veel tijd en energie om zo’n tekst door te nemen. Na afloop weet je nog steeds niet zeker of je wel goed snapt wat er staat.

Het is eigenlijk zoals ik me voel toen ik vroeger een scheikundeboek moest lezen. Het is gevaarlijk, want je denkt dat je het leest, maar eigenlijk weet je niet zeker wat er staat. Het is zonde van je tijd, want waar het jou een uur kost om het door te nemen, lezen wij het in 5 of 10 minuten.

Het is zonde van je energie, want terwijl jij er eens goed voor moet gaan zitten, op een rustig moment, en je echt moet focussen, lezen wij het fluitend tussen de bedrijven door. Wij vinden dat leuk. 

Controleer nu zelf of je voorwaarden gelden

Ondernemers focussen zich graag op waar zij goed zijn: ondernemen. Als specialisten hebben wij inmiddels vele honderden ondernemers bijgestaan in de vorm van abonnementen, maar ook met het controleren en/of opstellen van hun algemene voorwaarden. Wij delen onze kennis nu met onze klanten. Met onze Online Module met de Geheime Formule weet je in het vervolg altijd zelf wat je moet doen om je voorwaarden te laten gelden.. Download ons recept en leer nu zelf te doen wat de professionals je nooit uitleggen.

advocatenkantoor HTJZ algemene voorwaarden
Het Team Juridische Zaken werken samen om ondernemers juridisch bij te staan

Altijd even klankborden om je risico's in te kunnen schatten?

 Het is verstandig om alles in verband met je algemene voorwaarden om de twee a drie jaar even te laten controleren. In de praktijk zien we dat te weinig gebeuren. Maar er zijn meer soorten contracten die vaak te weinig aandacht krijgen. 

Weet jij of wat je tekent wel juridisch bulletproof is?

Denk aan offertes, opdrachtbevestigingen, koopovereenkomsten, arbeidscontracten, personeelsreglementen, huurcontracten en andere grote en minder contracten die vaak jarenlang zonder aanpassing of update worden gebruikt of bij de conculega bij elkaar worden geknipt en geplakt . Of er is ooit veel voor betaald om ze maken, maar het gebruik worden eigenlijk niet gecontroleerd. Terwijl een foutje in zo’n contract tienduizenden euro’s kan kosten. Hoe weet je nu zeker dat wat je tekent of laat tekenen ook juridisch bulletproof is?

Juridisch bulletproof voor een vast bedrag per maand

Voor een vast bedrag per maand verzeker je je van de hulp van je eigen team van advocaten die proactief met jou meekijken in jouw bedrijf. Zodat alle juridische gaten worden gedicht en jij met zekerheid en rust kunt ondernemen.

Contracten en juridische documenten zijn in Nederland belangrijk en vaak ingewikkeld. Ook als ze niet ingewikkeld zijn, zien veel ondernemers niet de gevolgen van een handtekening. Je kan als ondernemer veel tijd, energie, gedoe en geld besparen en maakt je bedrijfsvoering nog professioneler. 

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn